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Participar de uma licitação exige mais do que preço competitivo e conhecimento técnico. Um dos maiores motivos de desclassificação está em algo que deveria ser básico: a documentação.
Segundo levantamento do Tribunal de Contas da União (TCU), aproximadamente 30% das empresas são inabilitadas por documentação irregular ou vencida. Muitas vezes, o problema está em uma única certidão fora do prazo, que compromete toda a proposta.
💰 R$ 900 bilhões: valor movimentado anualmente pelas compras públicas no Brasil.
📄 10 a 15 certidões: é a média de documentos que uma empresa precisa manter atualizados para participar de licitações.
⏳ 30 a 180 dias: é o intervalo de validade da maioria das certidões exigidas, obrigando um monitoramento contínuo.
🏛️ Certidões federais, estaduais e municipais seguem regras, sistemas e formatos diferentes, aumentando a complexidade da gestão.
Essa rotina não só consome tempo e recursos, como também expõe a empresa a riscos sérios:
❌ Perda de oportunidades por inabilitação em licitações.
🔁 Retrabalho operacional com reemissão constante de documentos.
📉 Desorganização que compromete o histórico e a rastreabilidade.
⚠️ Sanções administrativas e legais por descumprimento da Lei nº 14.133/2021, que rege as contratações públicas.
A maioria das empresas que atua fortemente com o setor público já entendeu que controle manual não é sustentável. Um único erro pode custar milhões em contratos perdidos.
Veja alguns dos principais benefícios das soluções automatizadas de gestão de certidões:
📬 Alertas automáticos de vencimento, com tempo para regularização.
📂 Centralização digital dos documentos em um único repositório.
⚙️ Preenchimento automatizado de dados em documentos padrão.
📌 Acesso rápido aos documentos certos, na hora certa.
✅ Conformidade legal garantida, com menor esforço da equipe.
Empresas maduras no mercado de licitações adotam modelos que integram:
Sistemas de gestão documental ou plataformas SaaS específicas.
Alertas integrados a calendários ou dashboards operacionais.
Equipes ou responsáveis dedicados ao compliance documental.
Essas práticas reduzem falhas, aumentam a produtividade e garantem maior previsibilidade nos processos licitatórios.
Pensando nesses desafios, desenvolvemos o i-Documentei, uma solução voltada para empresas que precisam automatizar e profissionalizar a gestão de seus documentos licitatórios, especialmente certidões e atestados.
Monitoramento contínuo e robotizado do status das certidões online, com emissão e atualização automática. Se houver pendência, o sistema identifica e exibe a irregularidade.
Redução de tempo na criação de contratos, laudos e propostas por meio do preenchimento automatizado de campos com dados já existentes.
Dashboard com visão global dos documentos, permitindo o controle de vencimentos, gestão individual e visualização dos documentos por tipo, área ou projeto.
Organização completa dos atestados em um banco de dados filtrável e estruturado, ideal para resgates rápidos em certames urgentes.
Acompanhamento de métricas e KPIs por meio de modelos como o Balanced ScoreCard, com foco em melhoria contínua dos processos internos.
Controle das certificações e licenças exigidas de fornecedores, organizando tudo em perfis únicos e atualizados automaticamente.
Agora que você compreende o impacto da má gestão documental nas licitações, fica mais claro que automatizar processos não é luxo, é necessidade.
O i-Documentei foi projetado para se adaptar à realidade operacional da sua empresa — sem complicar e sem reinventar sua rotina. Entre em contato conosco e vamos conversar sobre os desafios que sua equipe enfrenta hoje.